Scania
Next Generation

Kodeks etycznego postępowania firmy "Scan-Partner"

 

Cel Kodeksu

Kodeks jest zbiorem podstawowych zasad, na których oparte są relacje Spółki z jej Pracownikami i wszelkimi osobami znajdującymi się w jej otoczeniu. Wszyscy Pracownicy mają obowiązek kierować się tymi zasadami, realizując zarówno bieżące zadania, jak i podejmując istotne decyzje biznesowe.

Kodeks nie obejmuje wszystkich możliwych sytuacji, bo nie sposób przewidzieć wszystkiego w stale zmieniającym się otoczeniu Firmy. Dlatego Kodeks nie może zastąpić naszej własnej odpowiedzialności i odpowiedniego osądu, ani też konsultacji z właściwymi osobami wewnątrz Firmy. O sukcesie Firmy decyduje bowiem łączna wiedza nas wszystkich i stała wymiana doświadczeń.

Dokument ten przekazujemy do wiadomości Naszych Pracowników, Klientów i innych Partnerów Biznesowych. Mamy świadomość, że wymaga on stałej aktualizacji, dalszych prac i dialogu – dlatego zachęcamy Wszystkich Czytelników do zgłaszania nam wszelkich niejasności i problemów związanych z interpretacją treści Kodeksu.

 

Preambuła

Zarząd „Scan-Partner” sp. z o.o. uznaje, że efektywne prowadzenie działalności gospodarczej i propagowanie społecznej odpowiedzialności biznesu, to wspólne i nierozłączne cele Firmy, związane z przyjętą ideą zrównoważonego rozwoju. Ponadto zauważa, że realizacja tych celów może nastąpić pod warunkiem postawienia sobie wysokich wymagań etycznych i dopełniania ich przez wszystkie osoby zaangażowane w działalność Firmy, w tym jej Właścicieli, Zarząd, Pracowników oraz Partnerów Biznesowych. Dlatego też, we współpracy z przedstawicielami Pracowników, został przyjęty do stosowania niniejszy Kodeks Etycznego Postępowania.

Jesteśmy głęboko przekonani, że Firma rozwija się dzięki zaangażowaniu osób, które ją tworzą. Zaangażowanie to pozwala nam realizować cele biznesowe, nie tracąc przy tym z pola widzenia naszych najważniejszych wartości: szacunku, odpowiedzialności, uczciwości i rzetelności, lojalności i zaufania, pasji dla poszukiwania nowych rozwiązań i innowacji.

Wzmocnienie i rozwój naszej Firmy wymaga stałego i osobistego zaangażowania wszystkich osób, które z nami pracują i współpracują, inwestując swój czas, pracę, idee: O nich właśnie myślimy z największą troską i ze względu na nie, w uznaniu ich zaangażowania, potwierdzamy dziś te wartości i zasady, które – stosowane od samego początku – zapewniły nam sukces.

Niniejszy Kodeks Etycznego Postępowania obowiązuje wszystkich Pracowników Firmy oraz wszystkie osoby współpracujące lub zamierzające współpracować z Firmą – Partnerów Biznesowych.
Każdy Pracownik zajmujący stanowisko kierownicze zobowiązany jest poinformować podległych mu Pracowników o zapisach niniejszego Kodeksu Etycznego Postępowania w sposób zrozumiały oraz zobowiązać ich do przestrzegania wszystkich zawartych w nim zasad.
 

 

Ogólne zasady etycznego postępowania

 

1. Postanowienia wstępne

   1. Niniejszy Kodeks Etycznego Postępowania (zwany dalej Kodeksem) powstał po to, by wartości, które zostały w nim wskazane, pomagały nam – Pracownikom, Zarządowi i Właścicielom Firmy, dziś i w przyszłości, w rozwiązywaniu wątpliwości, w kierowaniu naszymi zachowaniami, jak również dawały odpowiedzi na pytania, jakie mogą do naszej Firmy kierować wszyscy, którzy mają z nią kontakt. Kodeks stanowi dla nas potwierdzenie, że u podstaw naszych decyzji i działań leżą wspólne wartości.
   2. Do przestrzegania postanowień Kodeksu zobowiązani są także Partnerzy Biznesowi, to jest doradcy, audytorzy, dostawcy, odbiorcy oraz wszelkie inne osoby mające kontakty z Firmą, które będą poproszone o złożenie w tym zakresie wyraźnego oświadczenia.
       

2. Podstawowe obowiązki 

   1. U podstaw Kodeksu leży przede wszystkim bezwzględnie obowiązująca zasada poszanowania prawa oraz poszanowanie ogólnie obowiązujących, powszechnych norm etycznych w biznesie. Dlatego obowiązkiem każdego Pracownika jest przestrzeganie zarówno przepisów prawnych powszechnie obowiązujących, jak i przepisów wewnętrznych, w tym zwłaszcza niniejszego Kodeksu oraz obowiązujących w Firmie regulaminów, procedur i zaleceń. Każdy Pracownik ma obowiązek znać podstawowe zasady i przepisy w zakresie polityki Firmy oraz swojego obszaru działania.
   2. Każdy Pracownik i Partner Biznesowy ma ponadto obowiązek:
      1. przestrzegania ogólnie obowiązujących, powszechnych norm etycznych w biznesie, w tym postanowień Kodeksu i powstrzymania się od zachowań z nim sprzecznych;
      2. zwracania się do Przedstawiciela ds. Etyki Biznesu, a Pracownik także do przełożonych, w razie wątpliwości co do interpretacji i stosowania zapisów Kodeksu;
      3. bezzwłocznego zgłaszania w sposób określony w Kodeksie, wszelkiej wiedzy na temat możliwych przypadków naruszenia postanowień Kodeksu lub sytuacji, gdy ktoś jedynie domaga się naruszenia tego Kodeksu.
          

3. Wyjaśnianie wątpliwości dotyczących przestrzegania Kodeksu i skutki jego nieprzestrzegania

   1. Żaden Pracownik i Partner Biznesowy nie musi rozwiązywać problemów etycznych samodzielnie. Zapewniamy możliwość i zachęcamy Pracowników i Partnerów Biznesowych do konsultowania wątpliwości zwłaszcza z Przedstawicielem ds. Etyki Biznesu, a w szczególnych przypadkach – również bezpośrednio z Zarządem Spółki. Firma zapewnia również możliwość rozmowy z zachowaniem poufności.
   2. Nieprzestrzeganie Kodeksu może powodować wyciągnięcie stosownych konsekwencji, łącznie z rozwiązaniem umowy o pracę lub zakończeniem współpracy. Żadne zachowanie niezgodne z prawem lub naruszające zapisy niniejszego Kodeksu, nie może być usprawiedliwione ze względu na to, że zostało dokonane w interesie lub dla korzyści Firmy.

 

Relacje wewnątrz Firmy
 

1. Zasady przeciwdziałania mobbingowi i innym naruszeniom

   1. Bezwzględnie przeciwstawiamy się wszelkim formom mobbingu, molestowania i dyskryminacji.
   2. Mobbing oznacza działania lub zachowania dotyczące Pracownika lub skierowane przeciwko Pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu Pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie Pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników.
   3. Nieakceptowalne i bezwzględnie zakazane są zwłaszcza następujące zachowania:
      1. celowe krzywdzenie współpracowników;
      2. zastraszanie, groźby i nękanie, a także podżeganie do takich zachowań;
      3. izolowanie Pracowników z zespołu;
      4. dręczenie, upokarzanie i wszelkie inne zachowania, które mogą prowadzić do powstania atmosfery zastraszenia lub które mogą mieć charakter znieważający innych Pracowników;
      5. umyślne prowokowanie działań prowadzących do popełnienia przez kogoś błędu;
      6. wszelkie zachowania naruszające godność i wrażliwość innych osób, w tym zachowania o podtekście seksualnym (jak niepożądane zachowania, gesty i słowa o wydźwięku seksualnym);
      7. wszelkie działania o charakterze odwetu wobec jakichkolwiek Pracowników, którzy w dobrej wierze sprzeciwiają się takim zachowaniom bądź zgłaszają przypadki mobbingu, dyskryminacji, molestowania lub znieważania.
          

   4. Każdy z Pracowników powinien:

      1. traktować podwładnych i współpracowników z szacunkiem;
      2. wspierać nowych Pracowników;
      3. informować Przedstawiciela ds. Etyki Biznesu lub przełożonych o jakichkolwiek przejawach mobbingu, dyskryminacji i molestowania.

 

Relacje wewnątrz firmy oraz relacje z partnerami biznesowymi
 

1. Ogólne zasady przeciwdziałania nieprawidłowościom i naruszeniom prawa

   1. Nie akceptujemy jakichkolwiek praktyk biznesowych, które mogą mieć związek z łamaniem prawa.
   2. We współpracy z Partnerami Biznesowymi każdy Pracownik ma obowiązek:
      1. przestrzegać obowiązującego prawa, w tym zwłaszcza przepisów odnoszących się do oszustwa, korupcji, przekupstwa i kradzieży;
      2. postępować rzetelnie i uczciwie;
      3. dbać o przejrzyste zasady współpracy;
      4. dobierać Partnerów Biznesowych na podstawie znanych kryteriów ekonomicznych i prawnych, a także w granicach obowiązujących procedur, standardów i norm etycznych;
      5. dbać o zrozumienie i akceptację zasad zawartych w Kodeksie;
      6. dbać o zachowanie zasad poufności względem przekazywanych danych.
          

2. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

   1. Dokładamy wszelkich starań i zwracamy najwyższą uwagę, by nie dopuścić do zaangażowania się w działalność, która prowadzi do prania (a więc także przyjmowania) pieniędzy pochodzących z działalności przestępczej lub do finansowania terroryzmu.
   2. Każdy Pracownik przed rozpoczęciem współpracy handlowej powinien przeprowadzić niezbędną weryfikację potencjalnego Partnera Biznesowego na podstawie dostępnych mu informacji, w tym o ile to możliwe i konieczne na podstawie informacji finansowych, by upewnić się co do jego uczciwości i legalności prowadzonej przez niego działalności. Jeżeli Pracownik Firmy poweźmie uzasadnione podejrzenie, że środki pieniężne wpływające do Firmy pochodzą z przestępstwa, powinien niezwłocznie dokonać zgłoszenia zgodnie z postanowieniami Kodeksu.
       

3. Przeciwdziałanie oszustwom i korupcji

   1. Stanowczo potępiamy, zakazujemy i sprzeciwiamy się wszelkim działaniom o charakterze przekupstwa i korupcji, w tym zwłaszcza polegającym na udzielaniu lub przyjmowaniu korzyści, obietnic, prezentów lub pieniędzy. Dotyczy to także przyjmowania takich korzyści przez osoby bliskie Pracownikowi lub ich udzielania takim osobom, jeżeli pozostaje to w związku działalnością Firmy.
   2. Stanowczo sprzeciwiamy się, zakazujemy i potępiamy wszelkie zachowania, które pozostają w związku z nieprawdziwymi oświadczeniami, podrobionymi, przerobionymi lub poświadczającymi nieprawdę dokumentami, w tym fakturami. Potępiamy wszelkie zachowania celowo wprowadzające w błąd lub wykorzystujące błędy osób trzecich, które dokonywane są w celu osiągnięcia jakichkolwiek korzyści.
   3. Każdy Pracownik ma obowiązek w szczególności:
      1. nie wręczać, nie obiecywać ani nie proponować pieniędzy lub innych korzyści urzędnikom publicznym ani Partnerom Biznesowym, w celu nakłonienia ich do podjęcia określonych decyzji, w tym decyzji korzystnych z punktu widzenia Firmy;
      2. nie przyjmować i nie żądać od Partnerów Biznesowych oraz przedstawicieli instytucji publicznych, pieniędzy lub innych korzyści w zamian za określone decyzje biznesowe, w tym decyzje korzystne dla Firmy;
      3. informować Przedstawiciela ds. Etyki Biznesu, przełożonych lub Zarząd Spółki w razie możliwości zaistnienia konfliktu interesów. Konflikt interesów zachodzi, gdy osoba z grona osób najbliższych Pracownika (takich jak np. małżonek, partner – konkubent, dzieci, rodzeństwo i rodzice) pracuje lub otrzymuje wynagrodzenie od Partnera Biznesowego lub konkurenta Firmy;
      4. informować niezwłocznie Przedstawiciela ds. Etyki Biznesu lub bezpośrednich przełożonych o wszelkich próbach zachowań i działań o charakterze nieetycznym czy korupcyjnym;
      5. konsultować z Przedstawicielem ds. Etyki Biznesu lub bezpośrednim przełożonym wszelkie przypadki dotyczące sytuacji niejednoznacznych i omawiać sposoby reagowania na sytuacje tego typu.
      • Punkty 1), 2), 4) i 5) powyżej dotyczą także i odpowiednio Partnerów Biznesowych, którzy mają obowiązek również je stosować.
   4. Dopuszcza się przyjmowanie i przekazywanie zwyczajowych i okazjonalnych upominków (np. świątecznych) jedynie pod warunkiem, że jest to uzgodnione z Firmą w ramach organizowanych akcji (w tym marketingowych), eventów, imprez integracyjnych oraz szkoleniowych. Należy dbać o to, aby wszystkie oferowane upominki były zgodne z wartościami Firmy, a ich pochodzenie i sposób wytwarzania nie naruszały elementarnych zasad etyki i poszanowania praw człowieka. Przed przyjęciem upominku lub zaproponowaniem go komuś, Pracownik ma obowiązek skonsultować się z bezpośrednim przełożonym, jeżeli sytuacja jest niejednoznaczna.

 

Zgłaszanie przypadków naruszeń
 

1. Zasady i sposób zgłaszania

   1. Każdy Pracownik, a także Partner Biznesowy ma prawo i obowiązek zgłosić zaobserwowane zdarzenia i zachowania, co do których ma podejrzenie, że są one naruszeniem prawa, postanowień Kodeksu lub ogólnie obowiązujących, powszechnych norm etycznych w biznesie.
   2. Zgłoszenia można kierować – według wyboru osoby zgłaszającej:
      1. bezpośrednio do Przedstawiciela ds. Etyki Biznesu lub przełożonego Pracownika, a także do Zarządu Spółki;
      2. na adres specjalnie utworzonej poczty elektronicznej do dokonywania zgłoszeń e-mail: etyka@scan-partner.pl
      3. bezpośrednio do skrzynki podawczej przeznaczonej do dokonywania tego rodzaju zgłoszeń znajdującej się w siedzibie firmy w Rzgowie, ul. Rudzka 35b, w poczekalni obok recepcji.
   3. Na życzenie osoby zgłaszającej problem lub naruszenie, jej dane mogą być na jej prośbę, objęte poufnością. Kwestia anonimowości przy zgłoszeniach za pośrednictwem poczty e-mail lub za pośrednictwem skrzynki podawczej, pozostaje w gestii osoby zgłaszającej.
       

2. Zapewnienie ochrony

   1. Skorzystanie przez Pracownika z prawa do zgłoszenia problemów lub naruszeń, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania Pracownika, a także nie może powodować jakichkolwiek negatywnych skutków dla Pracownika. To samo dotyczy Pracownika, który udzielił w jakiejkolwiek formie wsparcia Pracownikowi pokrzywdzonemu wskutek naruszeń prawa lub postanowień Kodeksu. 
   2. Firma gwarantuje także, że nie zostaną podjęte żadne działania odwetowe względem Pracowników Firny i Partnerów Biznesowych, którzy w dobrej wierze zgłaszają problemy związane z łamaniem prawa i naruszaniem zasad kultury etycznej w Firmie, nawet jeśli zgłoszone podejrzenia nie zostaną potwierdzone.

 

Niniejszy Kodeks obowiązuje od dnia 02 Listopad 2021 r.